Transferts et gestion des documents

Tous les deux ans, le CTLes organise une campagne de transfert de documents après avoir recueilli l’ensemble des besoins des bibliothèques franciliennes. La programmation de transferts pour la période 2022-2023 est disponible ici et celle pour 2024-2025 ici.

Cette opération, dont la charge financière repose intégralement sur le CTLes, est formalisée dans le cadre d’un marché attribué à un transporteur du secteur privé.

Vous trouverez ci-dessous toutes les informations concernant la préparation de ces transferts de collections au CTLes. Pour tout renseignement complémentaire ou toute information relative à l’organisation ou l’annulation d’un transfert programmé, vous êtes invités à prendre contact avec le CTLes.

Organisation des transferts de collections : les étapes

    • Préparation du marché de transfert
      (période de deux ans)

      • Recensement des besoins auprès des partenaires
      • Passation du marché avec un transporteur
      • Estimation des mètres linéaires / partenaires
      • Élaboration du calendrier bisannuel des transferts
    • Organisation des opérations de transferts

    • Liste des documents à transférer

       

      Réception 1 mois avant la date du transfert
       

    • Visite préparatoire

       

      10 à 15 jours avant le premier transfert

    • Transfert effectif

       

      Les transferts se déroulent le lundi à partir de 9h

    • Opérations de traitement des documents

      • Pointage des documents
      • Dépoussiérage des collections
      • Conditionnement des collections en conteneurs
      • Signalement des documents dans le système informatique
    • Communication des documents

    • Mise à disposition des documents 10 semaines maximum après le transfert

Les différentes prestations proposées

En fonction de leurs besoins, les établissements peuvent confier leurs collections en dépôt, en cession ou en stockage provisoire au CTLes.

Statut des
Documents
Dépoussiérage

Location d'espace

Pilon (le cas échéant)

Communication des documents

Dépôt

Prestation payante

Prestation payante

(non applicable) Prestation payante
Cession (non applicable) (non applicable) Prestation payante Prestation payante

Stockage provisoire

(non applicable) Prestation payante (non applicable) (non applicable)

Les prestations proposées par le CTLes donnent lieu à la signature de conventions entre l'établissement et le CTLes. Vous trouverez ici les modèles de conventions concernant les dépôts, les cessions et le stockage provisoire.Tous les tarifs sont consultables ici.

Propriété et signalement des documents

Statut des documents Propriété des documents Signalement national dans le SUDOC
Dépôt

Établissement d’origine

Aucune modification SUDOC

Cession CTLes

Relocalisation SUDOC : CTLes

Liste des documents à transférer

Ces listes concernent tous les types de documents et sont indispensables à la réalisation d’un transfert en dépôt ou en cession. Elles permettent aux équipes de préparer la réception des documents dans des conditions optimales et doivent donc parvenir au CTLes impérativement un mois avant le 1er jour du transfert. Vous trouverez toutes les informations utiles à leur réalisation dans le Memento des transferts.