Transferts et gestion des documents
Tous les deux ans, le CTLes organise une campagne de transfert de documents après avoir recueilli l’ensemble des besoins des bibliothèques de l'enseignement supérieur et de la recherche franciliennes. La programmation de transferts pour la période 2024-2025 est disponible ici.
Cette opération, dont la charge financière repose intégralement sur le CTLes, fait l'objet d’un marché attribué à un transporteur.
La programmation bisannuelle permet aussi d'établir le plan de charge du CTLes, semaine par semaine, pour réceptionner les documents, les dépoussiérer, les trier, les enregistrer, les conditionner, les ranger en magasins et enregistrer leur adresse précise.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations concernant la préparation des transferts de collections au CTLes. Pour tout renseignement complémentaire ou toute information relative à l’organisation ou l’annulation d’un transfert programmé, vous êtes invités à prendre contact avec le CTLes.
Organisation des transferts de collections : les étapes
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Préparation du marché de transfert
(période de deux ans)- Recensement des besoins auprès des partenaires
- Passation du marché avec un transporteur
- Estimation des mètres linéaires / partenaires
- Élaboration du calendrier bisannuel des transferts
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Organisation des opérations de transferts
Liste des documents à transférer
Réception 1 mois avant la date du transfert
Visite préparatoire
10 à 15 jours avant le premier transfert
Transfert effectif
Les transferts se déroulent le lundi à partir de 9h
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Opérations de traitement des documents
- Pointage des documents
- Dépoussiérage des collections
- Conditionnement des collections en conteneurs
- Signalement des documents dans le système informatique
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Communication des documents
Mise à disposition des documents 10 semaines maximum après le transfert
Les différentes prestations proposées
En fonction de leurs besoins, les établissements peuvent confier leurs collections en dépôt, en cession ou en stockage provisoire au CTLes.
| Statut des Documents |
Dépoussiérage |
Location d'espace |
Pilon (le cas échéant) |
Communication des documents |
|---|---|---|---|---|
| Dépôt |
Prestation payante |
Prestation payante |
(non applicable) | Prestation payante |
| Cession | (non applicable) | (non applicable) | Prestation payante | Prestation payante |
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Stockage provisoire |
(non applicable) | Prestation payante | (non applicable) | (non applicable) |
Les prestations proposées par le CTLes donnent lieu à la signature de conventions entre l'établissement et le CTLes. Vous trouverez ici les modèles de conventions concernant les dépôts, les cessions et le stockage provisoire.Tous les tarifs sont consultables ici.
Propriété et signalement des documents
| Statut des documents | Propriété des documents | Signalement national dans le SUDOC |
|---|---|---|
| Dépôt |
Établissement d’origine |
Aucune modification SUDOC |
| Cession | CTLes |
Relocalisation SUDOC : CTLes |
Liste des documents à transférer
Ces listes concernent tous les types de documents et sont indispensables à la réalisation d’un transfert en dépôt ou en cession. Elles permettent aux équipes de préparer la réception des documents dans des conditions optimales et doivent donc parvenir au CTLes impérativement un mois avant le 1er jour du transfert. Vous trouverez toutes les informations utiles à leur réalisation dans le Memento des transferts.